Mae Gwarcheidwad Caldicott yn uwch berson sy'n gyfrifol am ddiogelu cyfrinachedd gwybodaeth i gleifion a defnyddwyr gwasanaeth a galluogi rhannu gwybodaeth briodol.
Y Cyfarwyddwr Meddygol Dr Kate Wright yw Gwarcheidwad Caldicott Bwrdd Iechyd Addysgu Powys.
Mae'n gweithredu fel 'cydwybod' BIAP drwy gefnogi gwaith i alluogi rhannu gwybodaeth a chynghori ar opsiynau ar gyfer prosesu gwybodaeth yn gyfreithlon ac yn foesegol
E-bost: Caldicott.GuardianPTHB@wales.nhs.uk
Mae’n orfodol i bob sefydliad y GIG gael gwarcheidwad Caldicott, yn ogystal â Chynghorau sydd â chyfrifoldebau Gwasanaethau Cymdeithasol, a sefydliadau partner. Mae'r Gwarcheidwad yn chwarae rhan allweddol wrth fodloni'r safonau ymarferol uchaf ar gyfer trin gwybodaeth adnabyddadwy cleifion.
Mae'r Gwarcheidwad Caldicott yn rôl strategol, sy'n cynnwys cynrychioli a hyrwyddo gofynion a materion llywodraethu gwybodaeth ar lefel y Bwrdd. Mae rhagor o wybodaeth ar gael yn Cyngor y Guardian Caldicott y DU - GOV.UK
Y term a ddefnyddir i ddisgrifio sut mae sefydliadau ac unigolion yn rheoli'r ffordd y caiff gwybodaeth ei thrin o fewn y system iechyd a gofal cymdeithasol yw 'llywodraethu gwybodaeth'. Yn 1997, cynhaliwyd Adolygiad o Ddefnydd Gwybodaeth Adnabod Cleifion, dan gadeiryddiaeth y Fonesig Fiona Caldicott. Dyfeisiodd yr adolygiad hwn chwe egwyddor gyffredinol o lywodraethu gwybodaeth y gellid eu defnyddio gan bob sefydliad iechyd a gofal cymdeithasol sydd â mynediad at wybodaeth i gleifion. Gelwir y rhain yn 'Egwyddorion Caldicott'.
Ym mis Ionawr 2012, argymhellwyd adolygiad gan y ffrwd waith Fforwm Dyfodol y GIG ar wybodaeth. Roedd hyn "er mwyn sicrhau cydbwysedd priodol rhwng diogelu gwybodaeth cleifion, a defnyddio a rhannu gwybodaeth i wella gofal cleifion".
Derbyniodd y Llywodraeth yr argymhelliad hwn a gofynnodd i'r Fonesig Fiona arwain y gwaith, a ddaeth yn adnabyddus fel adolygiad Caldicott 2. Fel rhan o'r adolygiad hwnnw, ychwanegwyd seithfed egwyddor at yr egwyddorion gwreiddiol.
Ym mis Rhagfyr 2020 ychwanegwyd yr 8fed egwyddor. Am fwy o wybodaeth, ewch i Egwyddorion Caldicott - GOV.UK
Mae rhannu gwybodaeth dda yn hanfodol er mwyn darparu gofal diogel ac effeithiol o fewn y Bwrdd Iechyd. Mae yna hefyd rhesymau pwysig dros ddefnyddio gwybodaeth at ddibenion heblaw am ofal unigol, defnyddiau Gofal Eilaidd. Mae'r rhain yn cyfrannu at ddarparu gofal iechyd a gofal cymdeithasol yn gyffredinol neu i wasanaethu buddiannau cyhoeddus ehangach.
Mae'r egwyddorion isod yn berthnasol i ddefnyddio gwybodaeth bersonol a chyfrinachol o fewn y Bwrdd Iechyd. Mae'r rhain hefyd yn cael eu cymhwyso pan fydd gwybodaeth o'r fath yn cael ei rhannu â sefydliadau eraill a rhwng unigolion, ar gyfer gofal unigol ac at ddibenion eraill.
Rhaid cadw gwybodaeth bersonol a chyfrinachol o fewn y Bwrdd Iechyd, a gesglir ar gyfer iechyd a gofal cymdeithasol, yn breifat. Dylid cymhwyso'r egwyddorion i'r holl ddata lle gellir adnabod cleifion a defnyddwyr gwasanaeth. Gall hyn gynnwys, er enghraifft, manylion am symptomau, diagnosis, triniaeth, enwau a chyfeiriadau. Mewn rhai achosion, dylid cymhwyso'r egwyddorion hefyd i brosesu gwybodaeth am staff.
Bwriedir i'r egwyddorion arwain sefydliadau a'u gweithwyr yn bennaf. Fodd bynnag, dylid cofio y dylid cynnwys cleifion, defnyddwyr gwasanaeth a/neu eu cynrychiolwyr fel partneriaid gweithredol wrth ddefnyddio gwybodaeth gyfrinachol.
Rhaid ceisio cymeradwyaeth Caldicott Guardian bob amser ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol a chyfrinachol cleifion yn eilaidd. Mae hyn yn golygu lle bwriedir ei ddefnyddio at ddiben heblaw darparu gofal uniongyrchol.
Enghreifftiau o hyn yw:
Pan fydd angen dyfarniad neu benderfyniad newydd a/neu anodd, fe'ch cynghorir i gynnwys y gwarcheidwad Caldicott.
Egwyddor 1. Cyfiawnhewch y pwrpas (au) ar gyfer defnyddio gwybodaeth gyfrinachol.
Dylai pob defnydd neu drosglwyddiad arfaethedig o ddata cyfrinachol personol o fewn neu oddi wrth sefydliad gael ei ddiffinio, ei graffu a'i ddogfennu'n glir, gyda gwarcheidwad priodol yn adolygu defnyddiau parhaus yn rheolaidd.
Egwyddor 2. Peidiwch â defnyddio data cyfrinachol personol oni bai ei fod yn hollol angenrheidiol.
Ni ddylid cynnwys eitemau data cyfrinachol personol oni bai eu bod yn hanfodol at bwrpas (au) penodol y llif hwnnw. Dylai'r angen i adnabod cleifion gael ei ystyried ar bob cam o fodloni'r pwrpas (au).
Egwyddor 3. Defnyddiwch y data cyfrinachol personol lleiaf angenrheidiol
Pan ystyrir bod defnyddio data cyfrinachol personol yn hanfodol, dylid ystyried a chyfiawnhau cynnwys pob eitem unigol o ddata fel bod y lleiafswm o ddata cyfrinachol personol yn cael ei drosglwyddo neu'n hygyrch fel sy'n angenrheidiol er mwyn cyflawni swyddogaeth benodol.
Egwyddor 4. Dylai mynediad at ddata cyfrinachol personol fod ar sail angen-gwybod llym.
Dim ond yr unigolion hynny sydd angen mynediad at ddata cyfrinachol personol ddylai gael mynediad ato, a dylent gael mynediad at yr eitemau data y mae angen iddynt eu gweld yn unig. Gall hyn olygu cyflwyno rheolyddion mynediad neu rannu llif data lle defnyddir un llif data at sawl pwrpas.
Egwyddor 5. Dylai pawb sydd â mynediad at ddata cyfrinachol personol fod yn ymwybodol o'u cyfrifoldebau.
Dylid cymryd camau i sicrhau bod y rhai sy'n trin data cyfrinachol personol - staff clinigol ac anghlinigol - yn cael eu gwneud yn gwbl ymwybodol o'u cyfrifoldebau a'u rhwymedigaethau i barchu cyfrinachedd cleifion.
Egwyddor 6. Cydymffurfio â'r gyfraith.
Rhaid i bob defnydd o ddata cyfrinachol personol fod yn gyfreithlon. Dylai rhywun ym mhob sefydliad sy'n trin data cyfrinachol personol fod yn gyfrifol am sicrhau bod y sefydliad yn cydymffurfio â gofynion cyfreithiol.
Egwyddor 7. Gall y ddyletswydd i rannu gwybodaeth fod mor bwysig â'r ddyletswydd i amddiffyn cyfrinachedd cleifion
Dylai fod gan weithwyr proffesiynol iechyd a gofal cymdeithasol yr hyder i rannu gwybodaeth er budd gorau eu cleifion o fewn y fframwaith a nodir gan yr egwyddorion hyn. Dylent gael eu cefnogi gan bolisïau eu cyflogwyr, eu rheolyddion a'u cyrff proffesiynol.
Egwyddor 8. Rhoi gwybod i gleifion a defnyddwyr gwasanaeth am sut y defnyddir eu gwybodaeth gyfrinachol
Dylid cymryd ystod eang o gamau i sicrhau nid oes pethau annisgwyl i gleifion a defnyddwyr gwasanaeth, fel y gallant fod â disgwyliadau clir ynglŷn â sut a pham y defnyddir eu gwybodaeth gyfrinachol, a pha ddewisiadau sydd ganddynt am hyn. Bydd y camau hyn yn amrywio yn dibynnu ar y defnydd: ar y lleiaf, dylai hyn gynnwys darparu gwybodaeth hygyrch, berthnasol a phriodol - mewn rhai achosion, bydd angen mwy o ymgysylltu.